Hướng dẫn kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến năm 2026 cho tổ chức chi trả thu nhập?

Quy trình kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công năm 2026 được thực hiện dựa trên các nền tảng trực tuyến theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan quản lý thuế, đi kèm với các quy định về chuẩn hóa thành phần hồ sơ và cơ chế hoàn thuế tự động.

Quy trình kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến năm 2026 thực hiện như thế nào?

Theo quy định được công bố, cơ quan thuế đã ban hành Công văn 1296/CT-NVT năm 2026 TẢI VỀ nhằm hướng dẫn chi tiết về quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản thu nhập từ tiền lương và tiền công.

Cụ thể, cơ quan thuế triển khai nâng cấp hệ thống ứng dụng trực tuyến nhằm hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và nộp hồ sơ. Các ứng dụng phần mềm bao gồm:

• Phần mềm Hỗ trợ Kê khai (HTKK) phiên bản 5.5.8.
• Phần mềm iTaxViewer phiên bản 2.6.3.
• Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính thuộc Cục Thuế và Bộ Tài chính (địa chỉ truy cập: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/home/login).

Người nộp thuế có thể thực hiện quét mã QR dưới đây để tiếp cận hệ thống tài liệu và video hướng dẫn chi tiết cách thức sử dụng các phần mềm phục vụ kê khai và quyết toán.

Thành phần hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức chi trả thu nhập bao gồm những gì?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 1296/CT-NVT năm 2026, thành phần hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với các tổ chức chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm các biểu mẫu sau:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu số 05/QTT-TNCN (ban hành kèm Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính).
• Phụ lục bảng kê chi tiết đối với cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN.
• Phụ lục bảng kê chi tiết đối với cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc nhằm mục đích giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.

Cơ chế giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động được thực hiện theo nguyên tắc nào?

Căn cứ quy định tại Điều 5 Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động (ban hành kèm theo Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025 ), cơ chế giải quyết hoàn thuế tự động được triển khai như sau:

Thứ nhất, điều kiện xử lý hồ sơ tự động:

Hệ thống phân hệ hoàn thuế tự động sẽ rà soát và ghi nhận hồ sơ đủ điều kiện khi đáp ứng đồng thời các tiêu chí:

• Tổ chức chi trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế đã khấu trừ, hoặc cá nhân nộp thuế đã hoàn tất nộp đủ số thuế vào ngân sách nhà nước tại kỳ quyết toán phát sinh đề nghị hoàn thuế.
• Chỉ tiêu tổng thu nhập chịu thuế trên hồ sơ phải khớp đúng với dữ liệu tổng hợp tại cơ sở dữ liệu quản lý thuế. Đồng thời, tổng số thuế đề nghị hoàn trả không được vượt quá số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán theo cơ sở dữ liệu của ngành Thuế.
• Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả đã được xác minh liên kết thành công với cơ sở dữ liệu quản lý thuế.

Thứ hai, quy trình tự động đề xuất và ban hành quyết định:

Trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, phân hệ hoàn thuế tự động sẽ thiết lập đề xuất hoàn thuế, lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước) và Lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách để trình Thủ trưởng cơ quan thuế ký duyệt điện tử. Quy trình này được thực hiện tự động tính từ thời điểm cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ.

Thứ ba, quy trình xử lý đối với hồ sơ không đủ điều kiện tự động:

Nếu hồ sơ không thỏa mãn các điều kiện tự động, hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin sẽ tự động phân công bộ phận chuyên trách tiếp tục xử lý:

• Trường hợp người nộp thuế đã nộp kèm tài liệu giải trình đầy đủ và hợp lệ, bộ phận giải quyết sẽ tạo Quyết định hoàn thuế và Lệnh hoàn trả trình Thủ trưởng cơ quan thuế.
• Trường hợp cần bổ sung hoặc làm rõ nguyên nhân chênh lệch dữ liệu, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin (theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT).
• Nếu sau khi giải trình mà hồ sơ vẫn chưa đủ căn cứ xác định số tiền thuế đủ điều kiện hoàn, hoặc người nộp thuế không thực hiện giải trình đúng hạn, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế (theo mẫu số 04/TB-HT).

Hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế sẽ hỗ trợ tạo lập dự thảo các thông báo, quyết định và lệnh hoàn, chuyển sang phân hệ ký điện tử để ban hành và tự động hạch toán, cập nhật trạng thái hồ sơ liên thông với Kho bạc Nhà nước.