Hộ kinh doanh phải dùng sổ kế toán không? Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh ra sao?

Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTС hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

TẢI VỀ Toàn văn Thông tư 152/2025/TT-BTС

Hộ kinh doanh phải dùng sổ kế toán không?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTС, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quyền lựa chọn phương thức lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán dưới hình thức phương tiện điện tử hoặc bản giấy. Do đó, kể từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng sổ kế toán bằng bản giấy truyền thống.

Quy định chi tiết về các loại sổ kế toán đối với từng nhóm hộ kinh doanh như sau:

• Nhóm 1: Doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống (Không chịu thuế GTGT, không nộp thuế TNCN)
  • Sử dụng 01 loại sổ: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD).
  • Mục đích: Làm căn cứ xác định đối tượng nộp thuế và đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.
• Nhóm 2: Nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu
  • Sử dụng 01 loại sổ: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD).
  • Mục đích: Ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng mức thuế suất để kê khai thuế chính xác.
• Nhóm 3: Nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % và thuế TNCN theo phương pháp kê khai
  • Sử dụng 04 loại sổ bao gồm:

• Nhóm 4: Đối tượng chịu các loại thuế khác (Tiêu thụ đặc biệt, Bảo vệ môi trường, Tài nguyên…)
  • Sử dụng thêm: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD).

TẢI VỀ Trọn hộ hệ thống sổ kế toán HKD, cá nhân kinh doanh từ 1/1/2026

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được xác định như sau:

• Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm đối với các tài liệu kế toán thông thường.
• Đối với hóa đơn, thời hạn lưu trữ tuân thủ theo quy định của pháp luật về thuế.
• Hộ kinh doanh có thể sửa đổi biểu mẫu hoặc bổ sung thêm các loại sổ khác để phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế, nhưng phải đảm bảo các thông tin cơ bản như tên sổ, ngày lập, chữ ký của người đại diện.

Nguyên tắc đảm bảo tính chính xác và trung thực trong khai thuế

Nghĩa vụ của người nộp thuế được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 42 Luật Quản lý thuế 2019. Theo đó, người nộp thuế có trách nhiệm khai báo chính xác, trung thực và đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế theo mẫu quy định, đồng thời nộp kèm các chứng từ tài liệu liên quan cho cơ quan quản lý thuế. Ngoài ra, người nộp thuế phải tự tính toán số thuế phải nộp, trừ các trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế thực hiện theo quy định của Chính phủ.