Doanh nghiệp mua gỗ sản xuất bàn ghế cần chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý như thế nào?

Doanh nghiệp mua gỗ về để chế biến thương mại cần nắm rõ các quy định về quản lý nguồn gốc lâm sản. Việc chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giấy tờ không chỉ giúp cơ sở sản xuất kinh doanh đúng luật mà còn tránh được các rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc tịch thu hàng hóa.

Quy định về hồ sơ lâm sản khi mua bán và vận chuyển trong nước

Dựa trên quy định pháp lý tại Điều 11 Thông tư 26/2025/TT-BNNMT, tùy thuộc vào chủng loại gỗ mà doanh nghiệp mua gỗ thuộc nhóm có phải xác nhận Bảng kê lâm sản hay không, các chứng từ bắt buộc đi kèm được phân tách rõ ràng như sau:

Trường hợp mặt hàng gỗ thuộc diện bắt buộc phải xác nhận Bảng kê lâm sản

Căn cứ theo khoản 3 Điều 5 Thông tư 26/2025/TT-BNNMT (được sửa đổi bởi Khoản 17 Điều 20 Thông tư 84/2025/TT-BNNMT), nếu doanh nghiệp mua các loại lâm sản sau đây thì hồ sơ bắt buộc phải có bản chính Bảng kê lâm sản đã được đóng dấu xác nhận của cơ quan Kiểm lâm sở tại:

Gỗ dạng thông thường được tiến hành khai thác trực tiếp từ môi trường rừng tự nhiên.
Lâm sản ngoài gỗ có nguồn gốc sau xử lý tịch thu, áp dụng khi các cơ quan, cá nhân tiếp tục thực hiện giao dịch mua bán, điều chuyển quyền sở hữu hoặc vận chuyển trong các giai đoạn tiếp theo sau khi nhận bàn giao từ đơn vị xử lý tài sản công.
Các loại gỗ làm nguyên liệu hoặc thực vật ngoài gỗ thuộc danh mục loài quý hiếm, nguy cấp hoặc nằm trong Phụ lục CITES.
Các loài động vật rừng và sản phẩm làm từ chúng có tên trong danh sách nguy cấp, quý, hiếm; động vật rừng thông thường hoặc thuộc Phụ lục CITES.

Lưu ý đặc biệt: Khi thực hiện điều chuyển lâm sản ra khu vực cửa khẩu hải quan nhằm xuất khẩu, doanh nghiệp cần xuất trình bản chính hoặc chứng từ điện tử của giấy phép CITES kèm theo bản sao Bảng kê lâm sản đã lập lúc nộp hồ sơ cấp phép.

Trường hợp mặt hàng gỗ không thuộc diện phải xác nhận Bảng kê lâm sản

Đối với các mặt hàng gỗ thông thường khác ngoài danh mục nêu trên, bộ chứng từ pháp lý mà doanh nghiệp cần lưu giữ và chuẩn bị bao gồm:

Bản chính Bảng kê lâm sản do chính đơn vị bán hoặc đơn vị chuyển giao quyền sở hữu tự lập. (Nếu chủ lâm sản chủ động yêu cầu kiểm lâm xác nhận thì có thể thay bằng bản chính có dấu xác nhận của kiểm lâm sở tại).
Bản sao hợp pháp của các giấy tờ giao dịch mua bán, chuyển giao quyền sở hữu ở bước liền kề trước đó. Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn hình thức quét mã phản hồi nhanh (mã QR) có tích hợp đầy đủ nội dung thông tin của hồ sơ này trên Bảng kê lâm sản. Quy định này không bắt buộc đối với trường hợp Bảng kê lâm sản đã có dấu xác nhận của hạt kiểm lâm theo nguyện vọng của chủ gỗ.

Đối với các sản phẩm làm từ gỗ (thành phẩm hoặc bán thành phẩm)

Hồ sơ yêu cầu có bản chính Bảng kê lâm sản do chủ sở hữu tài sản tự lập hoặc bản chính có dấu xác thực của cơ quan Kiểm lâm sở tại (áp dụng nếu chủ lâm sản có nguyện vọng xin xác nhận).

Thành phần hồ sơ đề nghị cơ quan Kiểm lâm xác nhận Bảng kê lâm sản

Để hoàn thiện thủ tục chứng nhận nguồn gốc lâm sản hợp pháp trước khi xuất bán hoặc đưa vào sản xuất đối với các nhóm gỗ bắt buộc, căn cứ Điều 5 Thông tư 26/2025/TT-BNNMT (đã sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 20 Thông tư 84/2025/TT-BNNMT), các đối tượng có thẩm quyền lập bảng kê (chủ lâm sản, người được ủy quyền, cơ quan xử lý vi phạm hoặc đơn vị quản lý tài sản toàn dân) phải nộp bộ hồ sơ gồm:

Bản chính văn bản đề nghị cấp xác nhận dựa theo Mẫu số 03 thuộc Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
Bản chính biểu mẫu Bảng kê lâm sản được lập chi tiết.
Bản sao tài liệu liên quan đến Phương án khai thác (nếu cần xác nhận ngay sau công đoạn khai thác rừng).
Bản sao bộ chứng từ nhập khẩu lâm sản theo Điều 9 Thông tư này (áp dụng nếu đơn vị nhập khẩu trực tiếp tiến hành xuất bán hoặc chuyển nhượng).
Bản sao hồ sơ xử lý tài sản tịch thu theo Điều 10 Thông tư này (áp dụng nếu doanh nghiệp mua trực tiếp từ tổ chức thanh lý công sản rồi bán lại ở bước kế tiếp).
Bản sao Bảng kê lâm sản của hoạt động mua bán, chuyển nhượng ở bước liền trước.
Bản sao chứng từ chứng minh gốc tích lâm sản đối với các đối tượng xin xác nhận theo quy định riêng.
Văn bản theo dõi luân chuyển gỗ: Bản chính Sổ cập nhật việc nhập và xuất lâm sản theo Mẫu số 04 thuộc Phụ lục II (dành cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực vật rừng); hoặc Bản chính các loại sổ theo dõi nuôi trồng, sổ theo dõi sản xuất mẫu vật đối với các cơ sở kinh doanh sinh vật thuộc danh mục quý hiếm, Phụ lục CITES hoặc động vật hoang dã thông thường.

Phương pháp đo đạc, tính toán khối lượng và quy định đánh số hiệu gỗ

Việc nghiệm thu khối lượng và định danh sản phẩm gỗ phục vụ việc lập hồ sơ pháp lý được thực hiện nghiêm ngặt theo Điều 4 Thông tư 26/2025/TT-BNNMT (sửa đổi bởi Khoản 17 Điều 20 Thông tư 84/2025/TT-BNNMT) kể từ ngày 01/01/2026 với các quy tắc sau:

Cách tính khối lượng: Phải căn cứ chính xác theo kiểu dáng của cây gỗ hoặc khúc gỗ theo biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục I. Khi điền Bảng kê lâm sản, người lập bắt buộc phải ghi nhận rõ số lượng, khối lượng bị mục ruột hoặc rỗng ruột bên trong.
Quy đổi trọng lượng: Đối với các loại gỗ gốc, rễ cây, dăm gỗ, gỗ bóc, gỗ lạng hoặc gỗ có kết cấu dị hình phức tạp không thể đo đạc kích thước cơ học thì chuyển sang hình thức cân khối lượng (tính bằng kg) hoặc đo theo đơn vị ster. Tỷ lệ quy đổi pháp lý được quy định là: 1.000 kg quy đổi tương đương 01 m3 gỗ tròn; 01 ster quy đổi tương đương 07 m3 gỗ tròn.
Quy định đánh số hiệu: Áp dụng đối với sản phẩm gỗ tròn, gỗ đẽo tròn, gỗ xẻ, gỗ đẽo có chiều dài từ 1m trở lên, chiều rộng từ 20cm trở lên và chiều dày từ 5cm trở lên; hoặc toàn bộ các loại gỗ thuộc nhóm nguy cấp, quý hiếm, Phụ lục CITES không phân biệt kích thước. Mã số hiệu phải dùng hệ chữ số Ả Rập, viết bằng sơn có màu tương phản nổi bật tại vị trí mặt cắt ngang ở hai đầu của lóng gỗ, hộp gỗ. Số hiệu in trên gỗ phải trùng khớp hoàn toàn với số liệu ghi trong bảng thống kê chi tiết đính kèm.