Chia sẻ dữ liệu trong giao dịch điện tử: Nguyên tắc và hình thức

Chia sẻ dữ liệu trong giao dịch điện tử thực hiện theo nguyên tắc nào? Căn cứ theo khoản 15 Điều 2 Nghị định 194/2025/NĐ-CP quy định Chia sẻ dữ liệu là các hoạt động chuyển dữ liệu, sao chép dữ liệu từ cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý dữ liệu tới cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng. Theo đó, căn cứ tại Điều 16 Nghị định 194/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc chung khi chia sẻ dữ liệu trong giao dịch điện tử như sau:

Nguyên tắc chung khi chia sẻ dữ liệu trong giao dịch điện tử

• Dữ liệu trong cơ quan nhà nước phải được chia sẻ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong các trường hợp sau, trừ khi pháp luật có quy định không chia sẻ:
  • Dữ liệu phát sinh từ cơ quan nhà nước nào, thì cơ quan nhà nước đó được chia sẻ lại;
  • Cơ quan nhà nước quản lý ngành, lĩnh vực tại địa phương được chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành theo phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý của cơ quan nhà nước đó;
  • Cơ sở dữ liệu dùng chung của cấp nào thì các đơn vị thuộc, trực thuộc cấp đó được chia sẻ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.

  Lưu ý: Ngoài trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 194/2025/NĐ-CP, dữ liệu sử dụng chung, dữ liệu mở trong cơ quan nhà nước mặc định phải được chia sẻ cho các cơ quan nhà nước để phục vụ các hoạt động quản lý nhà nước theo thẩm quyền khi có đề nghị. Trường hợp từ chối chia sẻ dữ liệu phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do và chỉ rõ căn cứ pháp luật hạn chế chia sẻ dữ liệu. Trong trường hợp có vướng mắc thì thực hiện theo quy trình xử lý vướng mắc về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.

• Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước được chia sẻ để các cơ quan nhà nước sử dụng ngay hoặc để tạo lập các cơ sở dữ liệu khác trong cơ quan nhà nước theo thẩm quyền; cơ quan đề nghị chia sẻ dữ liệu phải nêu rõ sử dụng ngay hay để tạo lập cơ sở dữ liệu khi đề nghị. Trường hợp để tạo lập cơ sở dữ liệu khác, dữ liệu tham chiếu phải đồng bộ với dữ liệu chủ.
• Cơ quan nhà nước được chia sẻ dữ liệu chủ trong cơ sở dữ liệu quốc gia, hoặc trong cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương, thì không được yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin tương đương bằng văn bản giấy khi thực hiện các thủ tục hành chính, hoạt động hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Dữ liệu chủ trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương có giá trị sử dụng chính thức, tương đương văn bản giấy được cơ quan có thẩm quyền cung cấp theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
• Cơ quan nhà nước quản lý cơ sở dữ liệu phải công bố thông tin về dữ liệu đang quản lý và các điều kiện tiếp cận dữ liệu trên môi trường mạng.

Hình thức chia sẻ dữ liệu trong giao dịch điện tử

Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 194/2025/NĐ-CP hình thức chia sẻ dữ liệu trong giao dịch điện tử bao gồm:

• Chia sẻ dữ liệu qua vật mang tin;
• Chia sẻ dữ liệu bằng cách người sử dụng tải về qua môi trường mạng;
• Chia sẻ dữ liệu trực tuyến, tự động qua kết nối hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu và hệ thống thông tin khai thác dữ liệu.

Ngoài ra, theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 194/2025/NĐ-CP thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác dữ liệu đề nghị cơ quan có thẩm quyền chia sẻ dữ liệu theo một trong các phương thức sau:

• Đề nghị cung cấp dữ liệu bằng văn bản gửi tới cơ quan đang quản lý dữ liệu;
• Đề nghị cung cấp dữ liệu bằng văn bản gửi tới cơ quan quản lý hệ thống trung gian trong trường hợp cơ quan quản lý hệ thống trung gian đã được cơ quan quản lý dữ liệu ủy quyền tiếp nhận và xử lý đề nghị chia sẻ dữ liệu;
• Đăng ký kết nối qua Hệ thống quản lý dịch vụ chia sẻ dữ liệu.

Mô hình kết nối phục vụ chia sẻ dữ liệu

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 194/2025/NĐ-CP quy định mô hình kết nối phục vụ chia sẻ dữ liệu như sau:

1. Việc ưu tiên áp dụng mô hình kết nối theo quy định tại khoản 4 Điều 42 Luật Giao dịch điện tử được thực hiện như sau:
   • Kết nối, chia sẻ qua các hệ thống trung gian;
   • Kết nối trực tiếp giữa các hệ thống thông tin khi các hệ thống trung gian chưa sẵn sàng hoặc cơ quan chủ quản hệ thống trung gian xác định hệ thống trung gian không đáp ứng được yêu cầu về kết nối, chia sẻ dữ liệu.
2. Việc xác định hệ thống trung gian chưa sẵn sàng hoặc không đáp ứng được yêu cầu về kết nối, chia sẻ dữ liệu phải được thể hiện bằng văn bản của cơ quan quản lý hệ thống trung gian khi có đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.