Chi tiền lương cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thì có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Chi tiền lương cho người lao động nhưng đã hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi có được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không? Căn cứ pháp lý để doanh nghiệp thực hiện trả lương và quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi ủy quyền quyết toán như thế nào?

Chi tiền lương cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thì có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo quy định tại điểm c khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi cho người lao động thuộc trường hợp sau sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi; trừ trường hợp doanh nghiệp có thực hiện trích lập quỹ lương dự phòng.

Như vậy, khoản tiền lương thực tế chưa chi khi đã hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN, trừ khi có quỹ dự phòng tiền lương theo đúng quy định pháp luật.

Về việc trích lập quỹ lương dự phòng, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện sau:

• Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng tối đa không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
• Việc trích lập phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích. Trường hợp phát sinh lỗ thì không được trích đủ mức 17%.
• Nếu quỹ lương dự phòng năm trước không sử dụng hoặc sử dụng không hết sau 06 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tính giảm chi phí của năm kế tiếp.

Công ty trả lương cho người lao động căn cứ vào đâu?

Căn cứ Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, việc trả lương được thực hiện dựa trên các căn cứ sau:

1. Người sử dụng lao động trả lương dựa trên mức tiền lương đã thỏa thuận trong hợp đồng, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc thực tế của người lao động.
2. Tiền lương được trả bằng tiền Đồng Việt Nam (trừ trường hợp người lao động nước ngoài tại Việt Nam có thể trả bằng ngoại tệ).
3. Khi trả lương, công ty phải gửi bảng kê chi tiết các khoản lương, lương làm thêm giờ, lương làm việc ban đêm và các khoản khấu trừ (nếu có) cho người lao động.

Người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế, Cục Thuế đã có hướng dẫn tại Công văn 1992/CT-CS năm 2025. Cụ thể:

Theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 111/2013/TT-BTC:

• Trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập, tổ chức trả thu nhập sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động đó.
• Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế để cá nhân làm căn cứ chứng minh số thuế đã nộp trong năm.
• Đối với người lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên, tổ chức chỉ cấp một chứng từ khấu trừ duy nhất trong một kỳ tính thuế.