Khoản chi cho người lao động không có hóa đơn chứng từ có được tính vào chi phí được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Chi phí được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp là vấn đề mọi kế toán quan tâm khi quyết toán. Bài viết giải đáp việc khoản chi cho người lao động thiếu hóa đơn, chứng từ có được trừ hay không, đồng thời chỉ rõ các trường hợp ngoại lệ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Khoản chi cho người lao động thiếu hóa đơn chứng từ có được trừ không?

Câu trả lời là không. Căn cứ điểm h khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, tiền lương, tiền công và các khoản hạch toán chi khác để trả cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thuộc nhóm chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Cùng điểm này, tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ và thù lao trả cho sáng lập viên không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh cũng bị loại khỏi chi phí được trừ.

Các khoản chi khác không được trừ theo khoản 2 Điều 9

Khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9;
Tiền phạt do vi phạm hành chính;
Khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác;
Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với: chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam; chi phí thuê quản lý hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino; chi trả lãi tiền vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết; chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động; khoản đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động;
Phần trích lập dự phòng không đúng hoặc vượt mức quy định;
Khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;
Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định.

Điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trừ các khoản chi không được trừ tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ khoản chi khi đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c, trong đó điểm b yêu cầu khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đây là điều kiện cốt lõi khiến khoản chi cho người lao động không có chứng từ hợp lệ bị loại khỏi chi phí hợp lý.

5 trường hợp mua hàng hóa không có hóa đơn vẫn được trừ từ 15/12/2025

Cũng theo điểm b nêu trên, một số giao dịch đặc thù không cần hóa đơn vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lý, cụ thể:

Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra;
Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra;
Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (ngoài các trường hợp trên) có doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng.

Lưu ý quan trọng: Để được trừ chi phí trong các trường hợp này, doanh nghiệp phải có chứng từ chi trả tiền theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ (nếu giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt) và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

Thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm những khoản nào?

Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định thu nhập chịu thuế gồm thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và thu nhập khác, bao gồm:

Chuyển nhượng vốn, quyền góp vốn, chứng khoán;
Chuyển nhượng bất động sản, trừ trường hợp của doanh nghiệp kinh doanh bất động sản;
Chuyển nhượng dự án đầu tư, quyền tham gia dự án đầu tư, quyền thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản;
Chuyển nhượng, cho thuê, thanh lý tài sản, kể cả giấy tờ có giá, trừ bất động sản;
Quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản, gồm cả quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao công nghệ;
Lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn, bán ngoại tệ, trừ thu nhập từ hoạt động tín dụng của tổ chức tín dụng;
Khoản trích trước không sử dụng hết mà không điều chỉnh giảm chi phí; nợ khó đòi đã xóa nay đòi được; nợ phải trả không xác định được chủ nợ; thu nhập các năm trước bị bỏ sót nay phát hiện;
Chênh lệch tiền phạt, tiền bồi thường vi phạm hợp đồng kinh tế hoặc thưởng thực hiện tốt cam kết hợp đồng;
Tài trợ, tặng cho bằng tiền hoặc hiện vật; chênh lệch đánh giá lại tài sản khi góp vốn, sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi;
Thu nhập từ hợp đồng hợp tác kinh doanh; sản xuất, kinh doanh ở nước ngoài; cho thuê tài sản công của đơn vị sự nghiệp công lập;
Các khoản thu nhập khác, trừ thu nhập miễn thuế tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài quy định tại điểm c, điểm d khoản 2 Điều 2 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 là thu nhập có nguồn gốc từ Việt Nam, không phụ thuộc địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp Việt Nam đầu tư ở nước ngoài được trừ số thuế đã nộp tại nước tiếp nhận đầu tư vào số thuế phải nộp ở Việt Nam nhưng không vượt quá số thuế tính theo pháp luật Việt Nam; số thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung về tổng hợp thu nhập chịu thuế tối thiểu (IIR) được trừ vào số thuế phải nộp tại Việt Nam theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.