Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót mới nhất theo quy định pháp luật

Việc điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo dữ liệu khi phát hiện chứng từ bán hàng có thông tin không chính xác đòi hỏi các đơn vị kinh doanh phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý thuế. Nhằm giúp các cơ sở kinh doanh thực hiện đúng nghiệp vụ kế toán, bài viết này sẽ tổng hợp chi tiết nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót và biểu mẫu liên quan theo hướng dẫn mới.

Bảng tổng hợp nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót từ ngày 01/7/2026

Tùy thuộc vào từng loại nội dung bị lập sai trên chứng từ, người bán cần áp dụng các phương thức giải quyết tương ứng dựa trên Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Dưới đây là bảng hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể:

STT	Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót
1	Sai thông tin về tên, địa chỉ người mua hoặc các nội dung khác nhưng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, thông tin hàng hóa vẫn chính xác.	Người bán chỉ cần gửi thông báo cho bên mua mà không cần lập lại chứng từ mới. Đồng thời, lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế.
2	Sai lệch các chỉ tiêu quan trọng như mã số thuế, số tiền ghi bằng số/chữ, thuế suất, tiền thuế, quy cách, phẩm cấp, tên mặt hàng hoặc các nội dung bắt buộc khác.	Doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai phương án: (i) Lập hóa đơn điều chỉnh (phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số…ngày… tháng…năm”). (ii) Xuất hóa đơn mới thay thế (phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”).
3	Lập sai cùng một thông tin (tên khách hàng, mặt hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất) trên nhiều chứng từ của cùng một khách hàng trong tháng.	Được phép xuất duy nhất một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung cho các chứng từ sai, đính kèm theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III.
4	Yêu cầu trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ bán hàng đã lập sai.	Nếu người mua là pháp nhân, hộ, cá nhân kinh doanh thì hai bên phải ký văn bản thỏa thuận làm rõ lỗi sai và lưu trữ tại đơn vị. Nếu khách hàng là cá nhân tiêu dùng, người bán gửi thông báo trực tiếp hoặc công khai trên trang thông tin điện tử của mình.
5	Sai sót đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc chứng từ bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.	Người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế cho chứng từ có lỗi sai (trừ trường hợp đặc biệt quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
6	Nghiệp vụ đổi, hoàn chứng từ vận chuyển đối với ngành hàng không.	Chứng từ đổi, hoàn được coi là hóa đơn điều chỉnh (không bắt buộc phải có câu chữ điều chỉnh tăng/giảm). Hãng bay được phép xuất hóa đơn cho các giao dịch hoàn, đổi do đại lý thực hiện.
7	Chứng từ lỗi sai thuộc loại đã gửi kèm trong Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.	Người bán chỉ cần khai báo thông tin sửa đổi trực tiếp vào Bảng tổng hợp dữ liệu của các kỳ kế tiếp, không cần lập thêm Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
8	Dữ liệu đã truyền gửi đến cơ quan quản lý bị thiếu hụt hoặc có sai lệch thông tin.	Bên bán có trách nhiệm gửi Bảng tổng hợp dữ liệu bổ sung gửi cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể tham khảo văn bản hướng dẫn chi tiết để thực hiện đúng quy trình quản lý: Tải về

Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót mới từ 01/7/2026 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC? Tải mẫu 04/SS-HĐĐT?

Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC nhằm hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Mẫu biểu thông báo sai sót được quy định cụ thể tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

>> Tải về Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hoá đơn điện tử đã lập sai từ 01/7/2026

Các trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ tiến hành tạm dừng hoặc đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn (bao gồm loại có mã, không mã và khởi tạo từ máy tính tiền) đối với các cơ sở kinh doanh rơi vào một trong 11 trường hợp sau:

Đơn vị kinh doanh làm thủ tục khóa, chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Người nộp thuế không còn hoạt động tại địa điểm kinh doanh đã đăng ký qua xác minh của cơ quan quản lý.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đăng ký tạm ngừng hoạt động thương mại.
Bị cưỡng chế nợ thuế bằng hình thức đình chỉ sử dụng hóa đơn theo quyết định hành chính.
Có hành vi kinh doanh, phân phối hàng lậu, hàng giả, hàng cấm hoặc vi phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện.
Có dấu hiệu lập khống hóa đơn để trục lợi, chiếm đoạt tài sản và có văn bản yêu cầu đình chỉ từ cơ quan công an, tòa án, viện kiểm sát.
Không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh đối với các ngành nghề có điều kiện hoặc có thông báo vi phạm pháp luật về thuế.
Thay đổi ngành nghề dẫn đến không còn đủ tiêu chuẩn dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hộ kinh doanh không cập nhật hoặc bổ sung thông tin chính xác trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư quá thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu.
Cơ quan thuế xác định pháp nhân được lập ra nhằm mục đích mua bán hóa đơn bất hợp pháp hoặc trốn thuế.
Người nộp thuế bị xếp hạng vào nhóm có rủi ro cao về thuế và hóa đơn căn cứ theo quy định tại Thông tư 94/2026/TT-BTC.