Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế 2026 thực hiện như thế nào?

Quy trình xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh liên quan đến hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong năm 2026 được điều chỉnh bởi các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan như Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Quy trình xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế 2026

Căn cứ Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý sự cố được thực hiện theo các kịch bản sau:

• Đối với người bán: Khi gặp sự cố không sử dụng được hóa đơn có mã, người bán cần liên hệ ngay với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trong thời gian chờ xử lý, nếu có nhu cầu sử dụng gấp, người bán có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để được hỗ trợ cấp mã.
• Đối với hệ thống của cơ quan thuế: Tổng cục Thuế sẽ kích hoạt hệ thống dự phòng và thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử. Trong trường hợp chưa thể khắc phục ngay, cơ quan thuế có thể giải quyết bằng cách bán hóa đơn đặt in cho doanh nghiệp sử dụng tạm thời.
• Báo cáo sử dụng hóa đơn giấy: Sau khi hệ thống hoạt động trở lại, trong vòng 02 ngày làm việc, tổ chức, cá nhân phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy (Mẫu số BC26/HĐG) và quay lại sử dụng hóa đơn điện tử.
• Lỗi hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ: Đơn vị cung cấp có trách nhiệm thông báo cho người bán và phối hợp với Tổng cục Thuế để khắc phục nhanh nhất, đảm bảo việc cấp mã không bị gián đoạn kéo dài.

Hộ kinh doanh kê khai hàng hóa xuất trong kỳ khi chưa xuất hóa đơn điện tử

Theo khoản 3, 6 và 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với hàng hóa nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp từ người dân nuôi trồng: Hộ kinh doanh được lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn.
• Đối với hàng hóa đã qua sản xuất, chế biến: Phải có hóa đơn đầu vào và kê khai tại mục “Nhập trong kỳ” của Phụ lục Mẫu số 01-2/BK-HĐKD.
• Tại mục “Xuất trong kỳ”: Người nộp thuế phải ghi nhận đầy đủ số lượng hàng hóa thực tế đã bán ra, đảm bảo tính khớp đúng với dữ liệu kinh doanh dù có sự chậm trễ trong việc xuất hóa đơn điện tử.

Bảng tra cứu mức phạt vi phạm về hóa đơn năm 2026

Mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn được quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP):

Nhóm 1: Vi phạm khi bán hàng hóa, dịch vụ kinh doanh

Nhóm 2: Vi phạm đối với hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho tổ chức; cá nhân vi phạm chịu mức phạt bằng 1/2. Xem chi tiết Bảng tra cứu mức phạt hóa đơn mới 2026 TẠI ĐÂY.